Họp Đại hội cổ đông trực tuyến kết hợp với trực tiếp: Bước đi số hóa của doanh nghiệp niêm yết

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành yêu cầu bắt buộc trong quản trị doanh nghiệp, cách thức tổ chức Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) cũng đang thay đổi mạnh mẽ. Nếu trước đây doanh nghiệp gần như chỉ có một lựa chọn là họp trực tiếp tại hội trường, thì đến nay, nhiều doanh nghiệp niêm yết đã chuyển sang mô hình họp cổ đông trực tuyến kết hợp trực tiếp (hybrid) như một bước đi chiến lược trong lộ trình số hóa quản trị.

ĐHCĐ không chỉ là một cuộc họp, mà là “trái tim” của cơ chế ra quyết định trong doanh nghiệp. Việc tổ chức đại hội theo hướng hiện đại, minh bạch và hiệu quả vì vậy trở thành yếu tố then chốt để nâng cao năng lực quản trị và niềm tin của nhà đầu tư.

Họp cổ đông trực tuyến kết hợp trực tiếp (hybrid) là gì?

Họp Đại hội cổ đông trực tuyến kết hợp trực tiếp (hybrid) là mô hình tổ chức Đại hội cổ đông trong đó:

• Một phần cổ đông tham dự trực tiếp tại hội trường
• Phần còn lại tham dự từ xa thông qua nền tảng trực tuyến

Tại cùng một thời điểm, đại hội vẫn diễn ra thống nhất về nội dung, điều hành và biểu quyết. Cổ đông dù tham gia online hay offline đều có quyền theo dõi, đặt câu hỏi và biểu quyết hợp lệ như nhau.

Khác với họp truyền thống thuần offline, mô hình hybrid cho phép doanh nghiệp:

• Linh hoạt hơn trong tổ chức
• Mở rộng khả năng tham dự cho cổ đông ở xa
• Vẫn giữ được sự trang trọng, chính danh của một kỳ ĐHCĐ

Đây được xem là “bước chuyển tiếp” quan trọng giữa mô hình họp truyền thống và mô hình ĐHCĐ trực tuyến hoàn toàn.

Vì sao doanh nghiệp niêm yết nên triển khai mô hình hybrid?

Với đặc thù có số lượng cổ đông lớn, phân tán về địa lý và chịu áp lực cao về minh bạch, doanh nghiệp niêm yết là nhóm hưởng lợi rõ nhất từ mô hình họp cổ đông hybrid.

Thứ nhất, hybrid giúp tăng tỷ lệ cổ đông tham dự. Nhiều cổ đông cá nhân, cổ đông nhỏ lẻ hoặc cổ đông ở tỉnh xa có thể dễ dàng tham gia đại hội mà không bị rào cản về thời gian, chi phí di chuyển.

Thứ hai, mô hình này giúp doanh nghiệp giảm áp lực tổ chức so với họp truyền thống: giảm quy mô hội trường, giảm khối lượng hậu cần, giảm khâu kiểm phiếu thủ công.

Thứ ba, hybrid thể hiện rõ tư duy quản trị hiện đại, khi doanh nghiệp chủ động ứng dụng công nghệ vào các quy trình trọng yếu, thay vì chỉ số hóa các hoạt động mang tính hành chính.

Những hạn chế của mô hình họp cổ đông truyền thống

Trước khi nói đến số hóa, cần nhìn lại những vấn đề tồn tại trong mô hình tổ chức ĐHCĐ theo phương thức truyền thống:

Thứ nhất, chi phí tổ chức cao và khó kiểm soát.

Doanh nghiệp phải chi ngân sách lớn cho địa điểm, hội trường, in ấn tài liệu, nhân sự hậu cần, an ninh, tiếp đón và kiểm phiếu. Với doanh nghiệp có cơ cấu cổ đông phân tán, chi phí này có thể tăng rất mạnh theo quy mô.

Thứ hai, khó đảm bảo tỷ lệ cổ đông tham dự theo quy định.

Nhiều cổ đông ở xa, bận công việc hoặc không sắp xếp được thời gian đến hội trường, dẫn đến nguy cơ đại hội không đủ điều kiện tiến hành, phải hoãn hoặc tổ chức lại, gây tốn kém và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Thứ ba, kiểm phiếu thủ công tiềm ẩn sai sót.

Quy trình biểu quyết và tổng hợp kết quả bằng tay dễ phát sinh nhầm lẫn, chậm công bố kết quả và thiếu minh bạch, đặc biệt khi số lượng cổ đông và tỷ lệ biểu quyết lớn.

Thứ tư, rủi ro tranh chấp về tính hợp lệ của đại hội.

Sai sót trong xác thực cổ đông, ủy quyền hoặc kiểm phiếu có thể dẫn đến khiếu nại, tranh chấp sau đại hội, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và mức độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để tổ chức Đại hội cổ đông hybrid?

Chuẩn bị về pháp lý và quy chế

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Điều lệ công ty
• Quy chế tổ chức ĐHCĐ
• Quy định về ủy quyền và biểu quyết

Mục tiêu là đảm bảo việc tham dự và biểu quyết trực tuyến được công nhận hợp lệ, phù hợp với Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Chuẩn bị nền tảng công nghệ

Nền tảng tổ chức họp cổ đông hybrid cần đảm bảo:

• Check-in và xác thực cổ đông
• Livestream toàn bộ đại hội
• Biểu quyết và kiểm phiếu trực tuyến
• Lưu trữ dữ liệu đại hội

Đây là “xương sống” của quá trình số hóa ĐHCĐ.

Chuẩn bị dữ liệu cổ đông

Danh sách cổ đông, thông tin sở hữu, ủy quyền và quyền biểu quyết cần được:

• Chuẩn hóa
• Số hóa
• Quản lý tập trung

Điều này giúp giảm sai sót thủ công và tạo nền tảng cho kiểm soát minh bạch.

Chuẩn bị kịch bản vận hành

Doanh nghiệp cần xây dựng kịch bản rõ ràng:

• Quy trình điều hành
• Cách xử lý sự cố kỹ thuật
• Phối hợp giữa ban tổ chức offline và đội hỗ trợ online

Nền tảng số hóa quy trình họp cổ đông cần có những gì?

Một nền tảng tổ chức Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) theo mô hình hybrid hiệu quả không chỉ dừng ở việc “đưa đại hội lên online”, mà cần được thiết kế như một hệ thống quản trị cổ đông toàn diện. Nền tảng đó cần tích hợp đồng bộ các chức năng cốt lõi sau:

• Quản lý danh sách cổ đông tập trung, thống nhất và xuyên suốt
• Hỗ trợ check-in cổ đông cả trực tiếp và trực tuyến trên cùng một hệ thống
• Livestream ổn định, đảm bảo mọi cổ đông có thể theo dõi đầy đủ nội dung đại hội
• Biểu quyết và kiểm phiếu tự động, minh bạch, tổng hợp theo thời gian thực
• Báo cáo kết quả biểu quyết và tỷ lệ tham dự ngay trong phiên họp
• Lưu trữ dữ liệu, biên bản và lịch sử đại hội phục vụ đối soát và pháp lý

Chính sự tích hợp này tạo nền tảng để doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình ĐHCĐ, hướng tới mô hình đại hội cổ đông trực tuyến toàn phần trong tương lai.

BVote – Giải pháp tổ chức họp cổ đông hybrid cho doanh nghiệp niêm yết

BVote là nền tảng tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và hybrid được phát triển chuyên biệt cho doanh nghiệp niêm yết và doanh nghiệp đại chúng, với mục tiêu không chỉ “đưa đại hội lên online” mà chuẩn hóa toàn bộ quy trình ĐHCĐ theo hướng minh bạch – an toàn – dễ kiểm soát.

Những ưu điểm nổi bật của BVote

Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho mọi quyết định

BVote hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ đúng quy định, từ khâu xác thực cổ đông, ghi nhận ủy quyền đến biểu quyết và kiểm phiếu. Mọi dữ liệu được ghi nhận, lưu trữ và có thể đối soát, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tranh chấp sau đại hội.

Biểu quyết và kiểm phiếu tự động – nhanh, chính xác, không can thiệp

Thay vì kiểm phiếu thủ công mất thời gian và dễ sai sót, BVote cho phép biểu quyết trực tuyến và tổng hợp kết quả theo thời gian thực. Điều này giúp đại hội diễn ra liền mạch, kết quả được công bố minh bạch ngay trong phiên họp.

Quản lý cổ đông tập trung, xuyên suốt trước – trong – sau đại hội

Danh sách cổ đông, quyền biểu quyết, ủy quyền, check-in và kết quả biểu quyết đều được quản lý trên một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuẩn bị và hạn chế tối đa lỗi thủ công.

Hỗ trợ mô hình hybrid mượt mà giữa online và offline

BVote cho phép cổ đông tham dự trực tiếp tại hội trường và cổ đông online tham gia song song, cùng theo dõi nội dung, đặt câu hỏi và biểu quyết trên một nền tảng thống nhất.

Livestream ổn định, lưu trữ đầy đủ dữ liệu đại hội

Toàn bộ diễn biến đại hội được livestream và ghi nhận, giúp doanh nghiệp dễ dàng:

• Lập biên bản
• Báo cáo sau đại hội
• Đối soát khi cần

Đồng hành trọn gói từ tư vấn đến vận hành

BVote không chỉ cung cấp phần mềm mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc:

• Tư vấn pháp lý
• Thiết kế quy trình ĐHCĐ
• Hỗ trợ vận hành thực tế trong ngày đại hội

 Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai ĐHCĐ hybrid đúng quy định, an toàn và hiệu quả ngay từ lần đầu.

Hybrid – Bước đệm cho quản trị số 2026

Mô hình họp cổ đông trực tuyến kết hợp trực tiếp không chỉ là giải pháp tình thế, mà là bước chuẩn bị chiến lược cho quá trình số hóa quản trị doanh nghiệp.

Thông qua hybrid, doanh nghiệp:

• Từng bước số hóa quy trình ra quyết định
• Nâng cao tính minh bạch
• Gia tăng niềm tin của cổ đông và nhà đầu tư

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị cho mùa ĐHCĐ 2026, đây là thời điểm phù hợp để chủ động xây dựng nền tảng tổ chức hiện đại và bền vững ngay từ bây giờ.

Liên hệ với BVote ngay để nhận tư vấn về có giải pháp cho vấn đề của doanh nghiệp bạn!

———————————-
BVOTE – GIẢI PHÁP HỌP ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN CHO DOANH NGHIỆP
🌐bvote.vn
📧Email: [email protected]
☎️+84 86 966 1866
🏡 Địa chỉ: A14, Ngõ 20 Huy Du, Nam Từ Liêm, Hà Nội