Họp trực tuyến đã trở thành xu hướng trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ thì đừng bỏ lỡ bài viết sau đây của BVOTE nhé!
Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến là tổ chức họp hội nghị thông qua các ứng dụng và trình duyệt internet, giúp kết nối các điểm cầu ở xa nhau tại một phòng họp trực tuyến. Chỉ với một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh, bạn có thể tham gia họp trực tuyến ở bất cứ đâu.
Hiện nay, hình thức hội nghị trực tuyến được sử dụng rộng rãi từ các doanh nghiệp đến cá nhân với nhiều mục đích khác nhau như đào tạo từ xa, học trực tuyến, hội nghị chính phủ và nhiều hơn thế nữa.
Giải pháp họp trực tuyến miễn phí mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp nhỏ?
Trong thời đại công nghệ số như ngày nay, giải pháp họp trực tuyến miễn phí trở thành một công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp nhỏ.
Giúp tiết kiệm chi phí đối với các doanh nghiệp nhỏ
Trước đây, các doanh nghiệp phải bỏ ra nhiều chi phí bao gồm cả chi phí thuê phòng, chi phí di chuyển, chi phí ăn uống cũng như chi phí cho các thiết bị đi kèm. Tuy nhiên, khi sử dụng phòng họp trực tuyến miễn phí, họ chỉ cần bỏ ra một khoản phí nhỏ để mua thiết bị và hệ thống phòng họp trực tuyến, và sau đó có thể sử dụng nền tảng này để tổ chức hội họp mọi lúc mọi nơi.
Giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Trong quá trình làm việc, các doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng trao đổi, thảo luận và phối hợp công việc thông qua phòng họp trực tuyến. Điều này giúp cho họ dễ dàng chia sẻ thông tin, trao đổi ý kiến và đưa ra quyết định nhanh chóng. Bên cạnh đó, giải pháp phòng họp trực tuyến miễn phí còn cho phép doanh nghiệp có thể trao đổi với đối tác, khách hàng từ xa, giúp tạo cơ hội tiếp cận thị trường mới.
Mang lại sự tiện ích và tiết kiệm thời gian
Không giống như những cuộc họp trực tiếp, với phòng họp trực tuyến, thời gian đặt phòng, chuẩn bị và chờ đợi được rút ngắn hơn nhiều. Việc tham gia phòng họp trực tuyến chỉ cần vài click chuột. Người tham gia có thể tiến hành trao đổi với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Một số giải pháp phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ
ZOOM Cloud Meetings
ZOOM Cloud Meetings là một giải pháp họp trực tuyến miễn phí dành cho các doanh nghiệp nhỏ với đầy đủ tính năng, giúp tối ưu hóa và tạo sự tiện dụng. Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn, bao gồm chia sẻ tệp tin và hình ảnh một cách dễ dàng, gửi tin nhắn cho các thành viên trong cuộc họp bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh.
Ưu điểm
- Hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến, gửi tin nhắn nhanh và chia sẻ màn hình.
- Có thể kết bạn, mời bạn bè sử dụng Zoom thông qua Email.
- Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng
- Là phần mềm họp trực tuyến lưu trữ trên điện toán đám mây và miễn phí.
- Gói miễn phí cho phép tối đa 100 người dùng tham gia vào một cuộc gọi video.
- Hỗ trợ tối đa 1000 người tham gia và 49 video trên màn hình
- Hỗ trợ tính năng video ghi lại các cuộc họp, giúp cho người dùng có thể xem lại nội dung cuộc họp một cách dễ dàng
Nhược điểm
- Các phiên họp miễn phí chỉ kéo dài trong 40 phút, nếu lâu hơn sẽ phải trả phí
- Không thích hợp sử dụng trên các hệ điều hành cũ
- Chất lượng video và âm thanh không ổn định, thường xuyên bị giật lag
- Tính năng trò chuyện hay bị ẩn trong quá trình họp.
- Không thể chia sẻ tài liệu khi đang live.
- Hiệu suất giảm khi có quá nhiều người tham gia cuộc họp đồng thời
Skype
Skype cho phép người dùng trò chuyện, gọi video, gọi thoại và chia sẻ tệp tin với nhau trên Internet. Với hơn 300 triệu người dùng đăng ký toàn cầu, Skype đã trở thành một trong những giải pháp họp trực tuyến miễn phí phổ biến nhất trên thế giới.
Ưu điểm
- Cung cấp các cuộc gọi video và nhắn tin miễn phí cho tất cả người dùng.
- Cho phép người sử dụng tùy chỉnh âm thanh và video chất lượng cao
- Cung cấp tính năng chia sẻ màn hình giúp cho người dùng có thể dễ dàng chia sẻ nội dung với nhau, đặc biệt là trong các cuộc họp trực tuyến.
- Có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại di động, website,…
- Hỗ trợ chia sẻ cả màn hình và tài liệu, hỗ trợ các file lớn.
- Hỗ trợ các cuộc gọi quốc tế với cước phí ưu đãi.
Nhược điểm
- Người sử dụng phải trả thêm tiền cho các tính năng bổ sung.
- Thường xảy ra lỗi kết nối, đặc biệt là khi có nhiều người online đồng thời một lúc
- Thường xuyên hiển thị quảng cáo có thể gây khó chịu cho người dùng
- Có thể bị chặn hoặc giới hạn truy cập bởi một số mạng cũng như quốc gia.
- Có thể bị hack hoặc tấn công bởi các hacker giàu kinh nghiệm, đặc biệt là khi người dùng không bảo vệ mật khẩu của mình đủ tốt hoặc sử dụng Wi-Fi kém chất lượng.
Microsoft Teams
Microsoft Teams là ứng dụng nằm trong gói Office 365, được tạo ra bởi Microsoft. Ứng dụng này được giới thiệu năm 2017 và nhanh chóng trở thành một trong những giải pháp họp trực tuyến miễn phí và hữu ích nhất cho nhà quản lý và nhân viên khi làm việc cho các tổ chức khác nhau trên toàn thế giới.
Ưu điểm
- Cho phép tất cả các thành viên của nhóm trao đổi với nhau qua chat và hội thoại thoại trực tuyến
- Tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, OneDrive và SharePoint.
- Giao diện dễ sử dụng, đồng thời cũng cung cấp hướng dẫn qua video và tài liệu hỗ trợ cho người dùng
- Hỗ trợ mã hóa, bảo mật dữ liệu cao.
Nhược điểm
- Tính năng bị giới hạn trên các phiên bản miễn phí
- Giới hạn tối đa số kênh là 100 kênh/nhóm.
- Yêu cầu cách sắp xếp các tệp chia sẻ phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu.
- Hạn chế cài đặt phân quyền
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích về giải pháp phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, hiện nay BVOTE đang cung cấp giải pháp tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến hàng đầu Việt Nam. Nếu bạn có nhu cầu quan tâm, tìm hiểu, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.
