Bạn đang tìm hiểu hội nghị trực tuyến là gì? Đây là hình thức tổ chức hội nghị nổi bật, được sử dụng rất nhiều trong những năm gần đây. Tuy nhiên, làm sao để tổ chức một cách bài bản và hiệu quả một hội nghị trực tuyến thì không đơn giản. Trong bài viết này, BVOTE sẽ giúp bạn có những thông tin hữu ích về loại hội nghị này.
Hội nghị trực tuyến là gì?
Trong tiếng Anh, hội nghị trực tuyến là Teleconference. Khái niệm này cơ bản là cuộc họp được tổ chức để vài, hoặc nhiều người tham gia trong khi họ không có mặt ở cùng một nơi. Việc này được thực hiện tốt nhờ sự giúp đỡ của truyền thông điện tử.
Những người tham gia vào hội nghị này có thể ở ngay cạnh nhau, khác đất nước, nhưng điểm chung là họ không tiếp xúc trực tiếp với nhau. Hội nghị có thể là phiên họp một chiều, cũng có thể là một phiên tương tác giữa nhiều bên tham dự.
Hiện tại, các hội nghị trực tuyến sẽ được tổ chức với sự hỗ trợ của website hội nghị, điện thoại chuyên biệt và môi trường internet. Các ứng dụng là cần thiết để đảm bảo có được những cuộc họp phù hợp nhất.
>> Xem thêm: Họp trực tuyến là gì?
Tầm quan trọng của hội nghị trực tuyến là gì?
Ngày nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp. Nó giúp thay thế hình thức họp truyền thống với nhiều hạn chế khi có các thành viên ở khác khu vực địa lý.
Khi tổ chức họp theo hình thức này, mọi người có thể nhận được những lợi ích tuyệt vời như sau:
- Giúp giảm thiểu chi phí cho cuộc họp tới mức tối đa. Mọi người sẽ không cần bỏ tiền cho mặt bằng họp, chi phí tổ chức họp, các khoản tiền phục vụ đi lại, di chuyển của những người ở xa nơi họp.
- Mang lại hiệu quả cao hơn cho công việc khi các thành viên không phải đi xa, vất vả để đến được địa điểm họp.
- Có thể tổ chức họp bất kỳ lúc nào mà không gặp khó khăn do thiếu vắng các thành viên.
- Nếu sử dụng đầy đủ những công cụ hỗ trợ, bạn có thể update thông tin cuộc họp lên mạng để quản lý hiệu quả hơn.
- Đây là giải pháp thay thế hoàn hảo cho họp trực tiếp với những công ty có nhiều chi nhánh.
- Có thể ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như y tế, giáo dục, hoạt động doanh nghiệp thông thường, quốc phòng…
>> Xem thêm: Tìm hiểu về việc chia cổ tức bằng cổ phiếu của doanh nghiệp.
Những giải pháp hữu ích để tổ chức hội nghị trực tuyến là gì?
Trong thực tế, việc họp trực tuyến đang dần trở nên phổ biến trong thời gian này. Dưới đây là những giải pháp đơn giản nhất được sử dụng trong những cuộc hội nghị dạng này:
- Tiến hành học trực tuyến qua website, phần mềm: Có ưu điểm là sử dụng miễn phí hoặc chi phí cực thấp. Tuy nhiên, những tính năng của nó không nhiều, chất lượng truyền tải thông tin trong hội nghị cũng không tốt.
- Họp thông qua thiết bị hội nghị truyền hình: Các thiết bị này tốn kém rất nhiều chi phí, vì ở mỗi điểm cầu doanh nghiệp sẽ cần một hệ thống phần cứng riêng. Tuy nhiên, nó cho chất lượng truyền tải thông tin vượt trội, rất phù hợp với những doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp.
- Thực hiện họp trực tuyến với điện thoại: Đây là hội nghị trực tuyến “cổ điển” nhất. Nó chỉ đơn giản là trao đổi âm thanh qua điện thoại mà thôi. Dù có chi phí rẻ nhưng tính tương tác của hội nghị này không cao nên ít còn được ưa chuộng ở thời điểm này.
- Tổ chức hội nghị trực tuyến với phần mềm: Sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp được dùng riêng cho hội nghị trực tuyến. Với chi phí phải chăng, chất lượng truyền tải thông tin vượt trội, nó giúp doanh nghiệp/ tổ chức thực hiện các cuộc họp tốt hơn.
Vậy giải pháp tốt nhất để thực hiện hội nghị trực tuyến là gì?
Nếu bạn muốn tổ chức hội nghị trực tuyến nhỏ với một vài thành viên, bạn hoàn toàn có thể chọn website hoặc phần mềm miễn phí. Nó sẽ hỗ trợ tương đối đầy đủ cho công việc của bạn.
Nhưng nếu là doanh nghiệp lớn, những phần mềm đó là không đủ. Lúc này, bạn sẽ cần tới một phần mềm chuyên nghiệp. Với những tính năng hiện đại, hữu ích, hội nghị của bạn sẽ được tổ chức một cách trọn vẹn hơn.
Phần mềm BVOTE – giải pháp hội nghị trực tuyến hoàn hảo cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang muốn tổ chức hội nghị trực tuyến mà chưa có giải pháp phù hợp, hãy liên hệ với BVOTE. Hiện tại, BVOTE đã phát triển một phần mềm trực tuyến, chuyên dùng cho việc họp online.
Nó đảm bảo những yêu cầu sau:
- Có thể truyền tải thông tin nhanh chóng, vượt trội.
- Hỗ trợ họp nhiều thành viên với lượng thành viên đồng thời lên tới 5.000 người.
- Phần mềm tích hợp với nhiều thiết bị khác nhau nên có thể sử dụng dễ dàng mà không gặp vấn đề gì.
- Hỗ trợ tương tác tốt.
- Có thể đồng bộ thông tin của cuộc họp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chính nhờ những ưu điểm này, phần mềm họp trực tuyến BVOTE đã trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm hội nghị, họp trực tuyến, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé.
