Q & A về phần mềm họp Đại hội cổ đông trực tuyến

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp niêm yết và doanh nghiệp đại chúng tại Việt Nam đang từng bước thay thế mô hình tổ chức Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) truyền thống bằng phần mềm họp cổ đông trực tuyến. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hình thức này còn nâng cao tính minh bạch, giảm rủi ro pháp lý và tăng tỷ lệ cổ đông tham dự.

Vậy phần mềm họp Đại hội cổ đông trực tuyến là gì, có hợp pháp không, và doanh nghiệp nên triển khai như thế nào? Dưới đây là những câu hỏi – trả lời quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm trước mùa ĐHCĐ 2026.

Phần mềm họp Đại hội cổ đông trực tuyến là gì?

Phần mềm họp ĐHCĐ trực tuyến là nền tảng công nghệ cho phép cổ đông tham dự đại hội từ xa qua Internet, theo dõi livestream, thực hiện quyền biểu quyết, bầu cử và nhận kết quả kiểm phiếu theo thời gian thực.

Thay vì phải đến hội trường, cổ đông chỉ cần một thiết bị có kết nối mạng là có thể tham gia đầy đủ và hợp lệ. Toàn bộ quy trình từ check-in, xác thực cổ đông, biểu quyết đến lập biên bản đều được số hóa và lưu trữ tập trung trên hệ thống.

Trong các giải pháp hiện nay, BVote là nền tảng được phát triển chuyên biệt cho nghiệp vụ Đại hội cổ đông tại Việt Nam, tập trung vào tính pháp lý, bảo mật và chuẩn hóa quy trình quản trị cổ đông – chứ không đơn thuần là “phần mềm họp online”.

Tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến có hợp pháp không?

Câu trả lời là: Có – và đã được pháp luật Việt Nam cho phép.

Cụ thể, căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 144, Điều 146), Đại hội đồng cổ đông có thể được tổ chức theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp nhiều hình thức, miễn là:

• Xác thực đúng tư cách cổ đông
• Đảm bảo quyền biểu quyết hợp lệ theo số cổ phần sở hữu
• Có cơ chế ghi nhận, lưu trữ và lập biên bản đầy đủ

Bên cạnh đó, Nghị định 155/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chứng khoán cũng cho phép doanh nghiệp niêm yết và doanh nghiệp đại chúng tổ chức ĐHCĐ bằng phương thức trực tuyến, nếu đảm bảo quy trình minh bạch và có hệ thống kiểm soát phù hợp.

Nói cách khác, ĐHCĐ trực tuyến không chỉ hợp pháp, mà còn đang được khuyến khích triển khai để nâng cao hiệu quả quản trị.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn BVote?

BVote là nền tảng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến được phát triển chuyên biệt cho doanh nghiệp niêm yết và doanh nghiệp đại chúng tại Việt Nam, với mục tiêu không chỉ “đưa đại hội lên online” mà còn chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản trị cổ đông.

BVote nổi bật với:

• Ghi nhận biểu quyết bằng Blockchain, đảm bảo dữ liệu không thể chỉnh sửa
• Kiểm phiếu tự động – theo thời gian thực, công bố kết quả ngay trong đại hội
• Quản lý cổ đông tập trung, từ danh sách, ủy quyền đến biểu quyết
• Hỗ trợ pháp lý và vận hành trọn gói, đồng hành từ A–Z

BVote không chỉ là một công cụ công nghệ, mà là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm áp lực tổ chức ĐHCĐ và xây dựng nền tảng quản trị minh bạch, bền vững trong dài hạn.

Doanh nghiệp được lợi gì khi tổ chức ĐHCĐ bằng BVote?

Khi sử dụng BVote – phần mềm họp cổ đông trực tuyến, doanh nghiệp nhận được 4 giá trị lớn:

Tiết kiệm chi phí tổ chức

BVote giúp doanh nghiệp cắt giảm mạnh các khoản chi cho hội trường, in ấn tài liệu, nhân sự hậu cần, đi lại và lưu trú. Thay vì một kỳ ĐHCĐ tốn kém và dàn trải, doanh nghiệp có thể tổ chức đại hội tinh gọn nhưng vẫn đầy đủ tính pháp lý và trang trọng.

Giảm rủi ro pháp lý và tranh chấp

Toàn bộ quy trình xác thực cổ đông, ủy quyền, biểu quyết và kiểm phiếu được số hóa và lưu vết tự động trên hệ thống. Nhờ đó, BVote hạn chế tối đa sai sót do thao tác thủ công – nguyên nhân chính dẫn đến khiếu nại và tranh chấp sau đại hội.

Tăng tỷ lệ cổ đông tham dự và biểu quyết

Với BVote, cổ đông không cần có mặt trực tiếp tại hội trường. Chỉ cần thiết bị có Internet là có thể tham gia, theo dõi và biểu quyết đầy đủ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ đạt đủ điều kiện tiến hành đại hội và tăng mức độ gắn kết của cổ đông.

Nâng tầm hình ảnh và năng lực quản trị

Việc triển khai BVote thể hiện doanh nghiệp chủ động ứng dụng công nghệ, minh bạch và hiện đại trong quản trị. Đây là điểm cộng lớn trong mắt cổ đông, nhà đầu tư và đối tác.

BVote có những tính năng gì cho Đại hội cổ đông?

BVote là nền tảng được xây riêng cho ĐHCĐ, không giống như phần mềm họp online thông thường. Hệ thống tích hợp:

• Quản lý cổ đông tập trung xuyên suốt
• Check-in & xác thực cổ đông trực tuyến
• Livestream ổn định, bảo mật
•  Biểu quyết – kiểm phiếu tự động
• Công bố kết quả theo thời gian thực
• Lưu trữ biên bản và dữ liệu đại hội

Đây là nền tảng để doanh nghiệp tiến tới ĐHCĐ trực tuyến toàn phần trong tương lai.

Doanh nghiệp nên triển khai Bvote như thế nào?

Để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp nên triển khai theo lộ trình 5 bước:

1. Khảo sát mô hình cổ đông: số lượng, phân bố, mức độ quen công nghệ
2. Chọn nền tảng phù hợp: ưu tiên nền tảng chuyên biệt cho ĐHCĐ
3. Chuẩn hóa quy trình pháp lý và biểu quyết
4. Tập huấn nội bộ và chạy thử trước đại hội
5. Vận hành – ghi nhận – tổng kết và cải tiến

Việc có đơn vị đồng hành từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tiết kiệm rất nhiều thời gian chuẩn bị.

BVote có an toàn không?

Có – và đây là một trong những điểm mạnh lớn nhất của BVote.
BVote được xây dựng theo tiêu chuẩn bảo mật cao dành riêng cho dữ liệu cổ đông và kết quả biểu quyết – những dữ liệu có giá trị pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi nhà đầu tư.

Cụ thể, hệ thống BVote đảm bảo:

Mã hóa toàn bộ dữ liệu truyền & lưu trữ: Mọi thông tin cổ đông, nội dung biểu quyết và kết quả đều được mã hóa trong suốt quá trình truyền tải và lưu trữ, giúp ngăn chặn việc truy cập trái phép.

Phân quyền truy cập theo vai trò: Mỗi người dùng (cổ đông, ban tổ chức, kiểm phiếu, quản trị hệ thống…) chỉ được phép thao tác trong phạm vi quyền hạn của mình, tránh lộ lọt hoặc can thiệp dữ liệu.

Xác thực đa lớp (Multi-factor Authentication): Cổ đông và người vận hành phải trải qua nhiều lớp xác thực trước khi đăng nhập và biểu quyết, đảm bảo đúng người – đúng quyền – đúng cổ phần.

Lưu vết toàn bộ thao tác trên hệ thống: Mọi hành động đều được ghi nhận và có thể truy xuất khi cần đối soát, phục vụ kiểm tra hoặc xử lý tranh chấp.

Kết quả biểu quyết trên BVote được ghi nhận bằng công nghệ Blockchain, nên không thể chỉnh sửa, không thể can thiệp sau khi công bố. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, giá trị pháp lý của nghị quyết và sự minh bạch tuyệt đối cho đại hội.

Cổ đông lớn tuổi có dùng được BVote không?

Có – và đây là điểm BVote được thiết kế rất kỹ.
BVote không phải là một phần mềm phức tạp về thao tác, mà hướng đến trải nghiệm đơn giản, dễ hiểu cho mọi nhóm cổ đông, kể cả người lớn tuổi.

Cụ thể, BVote hỗ trợ:

Giao diện trực quan, dễ nhìn – dễ thao tác: Các nút chức năng được bố trí rõ ràng, chữ lớn, ít bước, giúp cổ đông không rành công nghệ vẫn sử dụng được.

Hướng dẫn trước đại hội: Doanh nghiệp có thể gửi tài liệu, video hướng dẫn và tổ chức chạy thử để cổ đông làm quen trước ngày họp.

Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt đại hội: Trong suốt quá trình họp, luôn có bộ phận hỗ trợ sẵn sàng xử lý khi cổ đông gặp khó khăn về đăng nhập, biểu quyết hoặc theo dõi livestream.

Thực tế triển khai cho thấy, khi được chuẩn bị trước, đa số cổ đông – kể cả lớn tuổi – đều có thể tham dự và biểu quyết bình thường trên BVote.

Triển khai BVote có mất nhiều thời gian không?

Không. Thời gian triển khai BVote rất nhanh và có lộ trình rõ ràng.
Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp niêm yết và đại chúng, BVote giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho kỳ ĐHCĐ chỉ trong khoảng 1–3 tuần.

Trong thời gian này, doanh nghiệp sẽ:

•  Chuẩn hóa danh sách cổ đông và dữ liệu ủy quyền
•  Thiết lập hệ thống, quy trình biểu quyết và kiểm phiếu
•  Tập huấn nội bộ và chạy thử trước đại hội

Sau đó, doanh nghiệp có thể vận hành đại hội trơn tru, an toàn và đúng luật ngay từ lần đầu tiên.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên dùng BVote không?

Rất nên – và càng nên triển khai sớm.
Không chỉ doanh nghiệp lớn mới cần BVote. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu có cơ cấu cổ đông phân tán hoặc định hướng quản trị bài bản, thì việc áp dụng BVote từ sớm sẽ mang lại nhiều lợi thế:

• Giảm mạnh chi phí tổ chức ĐHCĐ
• Hạn chế rủi ro do quy trình thủ công
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch ngay từ đầu

 BVote giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành ĐHCĐ đúng chuẩn của doanh nghiệp niêm yết, tạo nền tảng quản trị bền vững cho các giai đoạn phát triển tiếp theo.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị cho mùa ĐHCĐ từ năm 2026, đây là thời điểm lý tưởng để:

•  Rà soát lại quy trình tổ chức hiện tại
•  Đánh giá rủi ro pháp lý và chi phí
• Lập kế hoạch chuyển đổi sang ĐHCĐ trực tuyến

 Liên hệ BVote ngay hôm nay để được tư vấn lộ trình tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến phù hợp với quy mô, cơ cấu cổ đông và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp bạn.

———————————-
BVOTE – GIẢI PHÁP HỌP ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN CHO DOANH NGHIỆP
🌐bvote.vn
📧Email: [email protected]
☎️+84 86 966 1866
🏡 Địa chỉ: A14, Ngõ 20 Huy Du, Nam Từ Liêm, Hà Nội