Họp cổ đông trực tuyến: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp Dầu khí hiện nay

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định nhiều vấn đề chiến lược và chịu sự giám sát chặt chẽ của pháp luật. Với các doanh nghiệp dầu khí – nhóm doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng cổ đông đông và phân tán trên nhiều tỉnh thành – việc tổ chức ĐHĐCĐ theo phương thức truyền thống đang bộc lộ nhiều hạn chế.

Chi phí tổ chức cao, công tác vận hành phức tạp, rủi ro sai sót trong biểu quyết và áp lực tuân thủ pháp luật là những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp dầu khí phải cân nhắc lại cách thức tổ chức đại hội.

Trong bối cảnh đó, họp cổ đông trực tuyến đang trở thành lựa chọn được nhiều doanh nghiệp dầu khí ưu tiên, không chỉ vì yếu tố tiện lợi mà còn bởi tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả vận hành.

1. Họp cổ đông trực tuyến giúp doanh nghiệp dầu khí giảm rủi ro pháp lý

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật Việt Nam đã chính thức công nhận hình thức họp Đại hội cổ đông trực tuyến, cho phép doanh nghiệp tổ chức họp, biểu quyết và bầu cử cổ đông thông qua phương tiện điện tử, với điều kiện quy trình đảm bảo xác thực cổ đông, ghi nhận đầy đủ dữ liệu và lưu trữ thông tin theo quy định.

Trong thực tế, khi tổ chức Đại hội cổ đông theo cách truyền thống, chỉ một sai sót nhỏ về: tỷ lệ biểu quyết, danh sách cổ đông tham dự, nội dung nghị quyết,.. cũng có thể dẫn đến việc công bố thông tin không chính xác lên Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN), kéo theo rủi ro phải đính chính, giải trình hoặc ảnh hưởng đến tính pháp lý của Nghị quyết ĐHĐCĐ

Việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình pháp lý: từ ghi nhận tham dự, biểu quyết, tổng hợp kết quả đến kết xuất báo cáo. Nhờ đó, dữ liệu được thống nhất, chính xác và có thể truy xuất nhanh chóng khi cơ quan quản lý yêu cầu đối soát.

2. Minh bạch biểu quyết – Yếu tố sống còn với doanh nghiệp

Trong mô hình tổ chức Đại hội cổ đông truyền thống, công tác kiểm phiếu, tổng hợp kết quả thường được thực hiện thủ công. Với doanh nghiệp có hàng nghìn cổ đông, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Phiếu biểu quyết bị ghi sai, thiếu chữ ký hoặc không hợp lệ
• Nhầm lẫn trong quá trình cộng phiếu, đặc biệt với doanh nghiệp có hàng nghìn cổ đông
• Ủy quyền chồng chéo, khó kiểm soát tính hợp lệ
• Kết quả biểu quyết cần nhiều thời gian để kiểm tra lại, dễ phát sinh khiếu nại sau đại hội

Ngược lại, khi tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến ứng dụng công nghệ Blockchain, cho phép toàn bộ quá trình biểu quyết và bầu cử được ghi nhận tự động trên hệ thống:

• Mỗi cổ đông được xác thực danh tính trước khi tham gia
• Quyền biểu quyết được tính toán chính xác theo tỷ lệ sở hữu cổ phần
• Hệ thống tự động loại bỏ phiếu không hợp lệ
• Kết quả biểu quyết được cập nhật theo thời gian thực, không có sự can thiệp thủ công

Nhờ đó, doanh nghiệp dầu khí có thể đảm bảo tính minh bạch, chính xác và không xảy ra sai sót trong biểu quyết.

3. Tối ưu chi phí & vận hành cho doanh nghiệp quy mô lớn

Một đặc thù dễ thấy của các doanh nghiệp dầu khí có cơ cấu cổ đông đa dạng, bao gồm cổ đông Nhà nước, tổ chức và cá nhân phân bổ trên nhiều địa phương. Việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông truyền thống vì thế phát sinh nhiều chi phí như:

• Thuê hội trường, thiết bị

• In ấn tài liệu, thư mời

• Nhân sự tổ chức và hậu cần

Trong khi đó, tỷ lệ cổ đông tham dự trực tiếp lại không phải lúc nào cũng đạt kỳ vọng.

Với họp cổ đông trực tuyến cho phép cổ đông tham dự và biểu quyết từ xa thông qua thiết bị có kết nối Internet. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Tăng tỷ lệ tham dự hợp lệ

• Giảm đáng kể chi phí tổ chức

• Đơn giản hóa công tác vận hành

Đây là lý do quan trọng khiến nhiều doanh nghiệp dầu khí lựa chọn giải pháp họp cổ đông trực tuyến.

4. Xu hướng chuyển đổi số và tính tất yếu của họp cổ đông trực tuyến

Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số đã trở thành ưu tiên chiến lược của hầu hết các ngành, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn và cơ cấu quản trị phức tạp. Việc áp dụng họp Đại hội cổ đông trực tuyến giúp doanh nghiệp từng bước số hóa quy trình tổ chức Đại hội cổ đông, tối ưu vận hành, giảm sự phụ thuộc vào các khâu xử lý thủ công và nâng cao hiệu quả quản trị một cách bền vững.

Song song với đó, xu hướng toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số đang thúc đẩy họp cổ đông trực tuyến trở thành mô hình phổ biến trên thế giới. Từ một giải pháp mang tính tình thế, hình thức này đang dần được chuẩn hóa và trở thành tiêu chuẩn mới trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với biến động thị trường và đáp ứng tốt hơn kỳ vọng ngày càng cao của cổ đông về tính minh bạch, tiện lợi và hiệu quả.

5. Các mô hình họp cổ đông đang được doanh nghiệp Dầu khí sử dụng hiện nay

Trước yêu cầu ngày càng khắt khe về tuân thủ pháp luật, minh bạch biểu quyết và hiệu quả vận hành, doanh nghiệp dầu khí hiện nay thường sử dụng các mô hình tổ chức Đại hội cổ đông sau:

5.1. Họp Đại hội đồng cổ đông trực tiếp kết hợp trực tuyến

Mô hình này cho phép doanh nghiệp tổ chức đại hội tại một địa điểm cố định, đồng thời mở thêm kênh họp cổ đông trực tuyến cho các cổ đông không thể tham dự trực tiếp.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp vẫn muốn duy trì hình thức họp truyền thống
• Tăng tỷ lệ cổ đông tham dự và biểu quyết hợp lệ
• Giảm bớt áp lực về không gian và chi phí hậu cần

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp dầu khí đang trong giai đoạn chuyển đổi dần sang họp cổ đông trực tuyến, nhưng vẫn cần sự hiện diện trực tiếp của một số nhóm cổ đông lớn.

5.2. Họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Đây là mô hình ngày càng được nhiều doanh nghiệp dầu khí quy mô lớn, công ty niêm yết lựa chọn, đặc biệt khi số lượng cổ đông đông và phân tán trên nhiều địa phương.

Ưu điểm nổi bật:

• Tổ chức họp, biểu quyết và bầu cử cổ đông hoàn toàn qua phương tiện điện tử
• Quy trình tuân thủ thủ tục tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến theo luật
• Dữ liệu biểu quyết được ghi nhận tập trung, minh bạch và dễ truy xuất

Đặc biệt, khi sử dụng giải pháp họp cổ đông trực tuyến ứng dụng Blockchain, doanh nghiệp có thể:

• Loại bỏ hoàn toàn sai sót trong kiểm phiếu
• Ngăn ngừa khiếu nại, tranh chấp sau đại hội
• Đảm bảo tính pháp lý của Nghị quyết ĐHĐCĐ ngay từ dữ liệu gốc
• Dữ liệu được đảm bảo bảo mật, minh bạch và thông tin sẽ không thể sửa 

 Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp dầu khí hướng tới quản trị hiện đại, minh bạch và bền vững.

6. Bvote – Đối tác đồng hành tổ chức ĐHĐCĐ cho doanh nghiệp Dầu khí

Hiện nay, Bvote cung cấp đầy đủ hai mô hình tổ chức Đại hội cổ đông:

• Họp Đại hội cổ đông trực tiếp kết hợp trực tuyến
• Họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp dầu khí và doanh nghiệp niêm yết, Bvote không chỉ cung cấp phần mềm họp cổ đông trực tuyến, mà còn đồng hành tư vấn quy trình pháp lý, chuẩn bị dữ liệu cổ đông, vận hành đại hội và hỗ trợ công bố thông tin lên UBCKNN theo đúng quy định.

Doanh nghiệp dầu khí của bạn đang cân nhắc lựa chọn mô hình ĐHĐCĐ phù hợp?

Họp theo cách cũ – nhiều chi phí & rủi ro
Hay chủ động chuyển đổi sang họp cổ đông trực tuyến – minh bạch & tối ưu?

Liên hệ BVote để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình doanh nghiệp.

———————————-
BVOTE – GIẢI PHÁP HỌP ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN CHO DOANH NGHIỆP
🌐bvote.vn
📧Email: [email protected]
☎️+84 86 966 1866
🏡 Địa chỉ: A14, Ngõ 20 Huy Du, Nam Từ Liêm, Hà Nội