Đại hội đồng cổ đông chính là cơ quan quản trị cao nhất đối với một công ty cổ phần. Thông thường, các quyết định sẽ được thông qua hình thức hợp để đưa ra quyết định, ở một số trường hợp có thể lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Vậy hình thức lấy ý kiến này được tiến hành như thế nào? Cùng Bvote tìm hiểu qua bài thông tin dưới đây.
Trường hợp nào cần lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản?
Hội đồng quản trị của công ty có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua các quyết định của đại hội cổ đông bất kỳ lúc nào nếu thấy cần thiết và mang đến lợi ích cho công ty trừ những trường hợp dưới đây:
- Sửa đổi hay bổ sung một số nội dung có trong điều lệ của doanh nghiệp.
- Định hướng đến sự phát triển kinh doanh của công ty.
- Tổng số cổ phần và các loại cổ phần trong công ty.
- Bầu, miễn nhiệm hay bãi nhiệm các thành viên có trong Hội đồng quản trị hay ban kiểm soát của công ty.
- Quyết định đầu tư hay bán tài sản có giá trị từ mức 35% tổng giá trị tài sản trở lên (được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty).
- Thông qua nội dung trong báo cáo tài chính tháng, quý, năm của công ty.
- Thực hiện thủ tục giải thể hoặc tổ chức lại công ty.
Thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản diễn ra như thế nào?
Khi đã nắm được những trường hợp quyết định bằng cách lấy ý kiến qua văn bản, vậy quá trình này sẽ được thực hiện như thế nào? Trong công ty cổ phần, thủ tục thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản diễn ra trong sự kiện cuộc họp đại hội cổ đông sẽ diễn ra theo trình tự như sau:
Bước 1 – Thống nhất quyết định việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Trước tiên, hội đồng quản trị sẽ thống nhất và đưa ra quyết định về việc lấy ý kiến của cổ đông thông qua văn bản. Tiếp theo, các phiếu lấy ý kiến sẽ được chuẩn bị để đại hội đồng cổ đông dự thảo nghị quyết. Tất cả các tài liệu giải trình sẽ được gửi đến tất cả các thành viên trong ban quản trị có quyền biểu quyết và trong thời hạn là 10 ngày phải gửi lại phiếu ý kiến.
Bước 2 – Lấy phiếu ý kiến của cổ đông
Phiếu lấy ý kiến của các cổ đông cần phải gửi về công ty trước thời hạn xác định và phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện theo theo quy định. Trường hợp bỏ phiếu các phiếu lấy ý kiến được gửi về công ty sau thời hạn hoặc đã bị mở ra hoặc đã bị tiết lộ qua hòm thư điện tử đều sẽ không hợp lệ.
Bước 3 – Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản
Việc kiểm phiếu và lập biên bản lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản phải dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát của công ty hoặc cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý trong công ty. Các thành viên trong Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và giám sát kiểm phiếu phải có sự liên đới với nhau để chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định đã được thông qua do việc kiểm phiếu không chính xác.
Bước 4 – Gửi biên bản kiểm phiếu
Gửi biên bản kiểm phiếu đến tất cả các thành viên cổ đông của công ty trong thời hạn là 15 ngày kể từ khi kết thúc việc kiểm phiếu. Nếu doanh nghiệp có trang thông tin điện tử chung, việc gửi biên bản kiểm phiếu sẽ được thực hiện bằng việc đăng tải trang thông tin điện tử của công ty.
Trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản thì nghị quyết của Đại hội cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất là 51% tổng số phiếu tán thành. Nghị quyết của đại hội cổ đông sẽ được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông qua văn bản có giá trị tương đương như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp.
Xem thêm: Bỏ phiếu điện tử là gì? Lợi ích của hình thức bỏ phiếu này
Những khó khăn khi thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Lấy ý kiến bằng văn bản chính là hình thức thông qua nghị quyết của Đại hội cổ đông trong công ty Cổ phần.
Hoạt động này tùy diễn ra thường xuyên nhưng nếu không nắm rõ quy trình vẫn sẽ gặp khó khăn dẫn đến những hệ quả về sau.
- Các cổ đông không thống nhất về việc lấy ý kiến bằng văn bản nên sẽ không thể tiến hành các bước sau.
- Quá trình gửi tài liệu để lấy ý kiến đến các thành viên trong hội đồng mất rất nhiều thời gian, thông thường khoảng 10 ngày.
- Phải đợi các cổ đông gửi lại phiếu ý kiến mới có thể tiến hành kiểm tra và lập biên bản. Quá trình gửi lại các phiếu thông tin có thể sẽ bị thất lạc nếu gửi bản cứng hoặc gặp sự cố nếu thư điện tử có vấn đề.
- Rất nhiều rủi ro tồn đọng trong công ty có thể khiến cho quá trình kiểm phiếu không minh bạch, chính xác.
- Mất nhiều thời gian làm biên bản kiểm phiếu và gửi kết bản đến thành viên.
> Có thể bạn quan tâm:
Những lưu khi thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Khi thực hiện việc lấy ý kiến cổ đông thông qua văn bản cần lưu ý những điều sau:
- Phiếu lấy ý kiến cổ đông và các tài liệu dự thảo liên quan kèm theo sẽ được gửi đến các cổ đông bằng hình thức gửi bảo đảm.
- Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đã trả lời phải có chữ kỹ của cổ đông là cá nhân hoặc người đại diện theo uỷ quyền hoặc là đại diện hợp pháp theo pháp luật.
- Phiếu trả lời ý kiến của cổ đông phải được bảo mật tuyệt đối trước khi thực hiện việc kiểm phiếu của ban kiểm soát trong công ty.
Có thể bạn quan tâm: Lợi ích cổ đông không kiểm soát là gì và nguyên tắc xác định
Hy vọng với những thông tin chúng tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp cho bạn có cách hiểu đúng về lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Nếu còn bất kỳ thắc mắc về quy trình thực hiện, hãy liên hệ ngay với Bvote để được tư vấn và giải đáp nhanh chóng nhé!
