Ủy quyền tham dự đại hội cổ đông cần giấy tờ gì? Hướng dẫn A-Z 2025

Để thực hiện việc ủy quyền tham dự Đại hội cổ đông (ĐHCĐ), cổ đông cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hợp lệ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Về cơ bản, hồ sơ không thể thiếu văn bản ủy quyền đúng quy cách và giấy tờ tùy thân của các bên liên quan. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từ A-Z về các giấy tờ cần thiết, cách thức thực hiện và giải đáp mọi thắc mắc để đảm bảo quyền lợi tối đa cho cổ đông.

Việc nắm rõ ủy quyền tham dự đại hội cổ đông cần giấy tờ gì là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quyền biểu quyết của cổ đông được thực thi một cách hợp pháp, ngay cả khi không thể trực tiếp có mặt.

Giấy tờ cần thiết khi ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông là gì?

Để đảm bảo thủ tục ủy quyền hợp lệ, cổ đông (người ủy quyền) và người được ủy quyền cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ. Tại Công ty Cổ phần Bvote Việt Nam (Bvote), với kinh nghiệm hỗ trợ tổ chức thành công nhiều kỳ ĐHCĐ trực tuyến cho các doanh nghiệp lớn như Fecon (FCN), Tasco (HUT), Bamboo Capital (BCG), chúng tôi nhận thấy việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ sau là vô cùng cần thiết.

1. Văn bản ủy quyền (Giấy ủy quyền) tham dự ĐHCĐ

Đây là tài liệu pháp lý quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Văn bản ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định tại Khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020. Nội dung của văn bản này cần thể hiện rõ ràng ý chí của người ủy quyền, giao phó quyền tham dự và biểu quyết cho người được ủy quyền.

2. Bản sao công chứng/chứng thực giấy tờ tùy thân của người ủy quyền và người được ủy quyền

Giấy tờ tùy thân hợp lệ bao gồm:

• Đối với cá nhân: Căn cước công dân (CCCD), Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
• Mục đích: Việc này nhằm xác thực danh tính của các bên tham gia vào quan hệ ủy quyền, đảm bảo tính chính xác và tránh các tranh chấp pháp lý về sau. Đây là yêu cầu cơ bản khi thực hiện bất kỳ thủ tục pháp lý nào liên quan đến giấy tờ tùy thân khi ủy quyền đại hội cổ đông.

3. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với cổ đông là tổ chức)

Trường hợp cổ đông là một tổ chức (công ty, quỹ đầu tư,…), hồ sơ ủy quyền cần có thêm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương. Giấy tờ này chứng minh tư cách pháp nhân của cổ đông tổ chức. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó sẽ là người ký tên trên văn bản ủy quyền.

4. Các giấy tờ khác theo yêu cầu của công ty

Ngoài các giấy tờ bắt buộc nêu trên, một số công ty có thể có những quy định riêng trong Điều lệ công ty hoặc trong thư mời họp ĐHCĐ. Do đó, cổ đông cần:

• Đọc kỹ thư mời họp và các tài liệu đính kèm.
• Kiểm tra Điều lệ công ty để nắm rõ các quy định về ủy quyền tham dự đại hội cổ đông.
• Chuẩn bị thêm các giấy tờ khác nếu được yêu cầu (ví dụ: danh sách cổ đông của tổ chức ủy quyền).

Hướng dẫn chi tiết cách lập văn bản ủy quyền hợp lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020

Một văn bản ủy quyền hợp lệ không chỉ cần đầy đủ thông tin mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Dưới đây là những nội dung cốt lõi và các mẫu văn bản để bạn tham khảo.

Các nội dung bắt buộc phải có trong giấy ủy quyền

Theo quy định của pháp luật dân sự và Luật Doanh nghiệp, một mẫu giấy ủy quyền của cổ đông cần đảm bảo các thông tin sau:

• Thông tin người ủy quyền:
  • Cá nhân: Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, địa chỉ liên lạc.
  • Tổ chức: Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin người được ủy quyền: Tương tự như thông tin của người ủy quyền.
• Số lượng cổ phần được ủy quyền: Ghi rõ tổng số cổ phần và loại cổ phần (phổ thông, ưu đãi) mà người được ủy quyền đại diện.
• Phạm vi ủy quyền: Đây là nội dung cực kỳ quan trọng. Cần nêu rõ người được ủy quyền có những quyền hạn gì: chỉ tham dự họp, được quyền phát biểu, hay được quyền biểu quyết tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự.
• Thời hạn ủy quyền: Ghi rõ văn bản ủy quyền có hiệu lực cho một kỳ họp cụ thể (thường niên hoặc bất thường) hay có thời hạn dài hơn.
• Chữ ký: Chữ ký của người ủy quyền (và đóng dấu nếu là tổ chức).

Mẫu giấy ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông mới nhất 2025

Để giúp các cổ đông thuận tiện hơn trong quá trình chuẩn bị, Bvote xin cung cấp các mẫu giấy ủy quyền tham dự đại hội cổ đông cập nhật và chuẩn pháp lý.

Mẫu dành cho cổ đông là cá nhân:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

---

GIẤY ỦY QUYỀN (V/v: Tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông)

Kính gửi: Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần [Tên công ty]

Tôi là: …………………………………………………………………………………………. Ngày sinh: …………………………………………………………………………………….. Số CCCD/CMND/Hộ chiếu: ………………… Cấp ngày: ……………… Nơi cấp: ………… Địa chỉ thường trú: ………………………………………………………………………….. Hiện là cổ đông sở hữu: ………… cổ phần, chiếm tỷ lệ ……% vốn điều lệ của Công ty.

Bằng văn bản này, tôi ủy quyền cho: Ông/Bà: ………………………………………………………………………………………. Ngày sinh: …………………………………………………………………………………….. Số CCCD/CMND/Hộ chiếu: ………………… Cấp ngày: ……………… Nơi cấp: ………… Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………..

NỘI DUNG ỦY QUYỀN: Thay mặt và đại diện cho tôi thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cổ đông tại phiên họp Đại hội đồng cổ đông [Thường niên/Bất thường] năm [Năm] của Công ty Cổ phần [Tên công ty], dự kiến tổ chức vào ngày …./…./……..

PHẠM VI ỦY QUYỀN: Ông/Bà [Tên người được ủy quyền] được quyền thay mặt tôi tham dự, phát biểu ý kiến và biểu quyết tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của Đại hội.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi cuộc họp ĐHCĐ kết thúc. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc ủy quyền này.

…………, ngày …. tháng …. năm 2025 NGƯỜI ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu dành cho cổ đông là tổ chức:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

---

GIẤY ỦY QUYỀN (V/v: Tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông)

Kính gửi: Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần [Tên công ty]

Chúng tôi là: [Tên đầy đủ của tổ chức] Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………………………….. Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………… Người đại diện theo pháp luật: …………………………… Chức vụ: ……………………. Hiện là cổ đông sở hữu: ………… cổ phần, chiếm tỷ lệ ……% vốn điều lệ của Công ty.

Bằng văn bản này, chúng tôi ủy quyền cho: Ông/Bà: ………………………………………………………………………………………. Chức vụ (nếu có): ………………………………………………………………………….. Số CCCD/CMND/Hộ chiếu: ………………… Cấp ngày: ……………… Nơi cấp: ………… Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………..

NỘI DUNG ỦY QUYỀN: Thay mặt và đại diện cho [Tên tổ chức] thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cổ đông tại phiên họp Đại hội đồng cổ đông [Thường niên/Bất thường] năm [Năm] của Công ty Cổ phần [Tên công ty], dự kiến tổ chức vào ngày …./…./……..

PHẠM VI ỦY QUYỀN: Ông/Bà [Tên người được ủy quyền] được quyền thay mặt chúng tôi tham dự, phát biểu ý kiến và biểu quyết tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của Đại hội.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi cuộc họp ĐHCĐ kết thúc. Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc ủy quyền này.

…………, ngày …. tháng …. năm 2025 NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA TỔ CHỨC (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs) về thủ tục ủy quyền

Xoay quanh thủ tục ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, có rất nhiều thắc mắc mà các cổ đông thường gặp phải. Chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp chi tiết dưới đây.

Ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông có cần công chứng không?

Đây là câu hỏi phổ biến nhất. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Dân sự 2015, văn bản ủy quyền tham dự ĐHCĐ không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, để tăng cường tính pháp lý, sự minh bạch và tránh các rủi ro tranh chấp không đáng có, các bên hoàn toàn có quyền thỏa thuận đưa văn bản đi công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Một người có thể nhận ủy quyền của nhiều cổ đông không?

Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng cổ đông mà một cá nhân hay tổ chức có thể nhận ủy quyền. Do đó, một người hoàn toàn có thể đại diện cho nhiều cổ đông khác nhau tại cùng một cuộc họp ĐHCĐ, miễn là có đầy đủ văn bản ủy quyền hợp lệ cho từng cổ đông mà mình đại diện.

Có được ủy quyền lại cho người thứ ba tham dự ĐHCĐ không?

Việc ủy quyền lại tham dự đại hội đồng cổ đông là một vấn đề phức tạp. Theo Bộ luật Dân sự, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người thứ ba trong các trường hợp sau:

1. Có sự đồng ý của bên ủy quyền ban đầu.
2. Do sự kiện bất khả kháng mà nếu không ủy quyền lại thì mục đích của việc ủy quyền không thể thực hiện được.

Để tránh rủi ro pháp lý, nếu cổ đông là tổ chức muốn cho phép người đại diện của mình được phép ủy quyền lại, điều này cần được quy định rõ trong văn bản ủy quyền ban đầu.

“”Chốt quyền đại hội cổ đông”” là gì và tại sao nó quan trọng?

“”Chốt quyền đại hội cổ đông là gì?”” là một thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực chứng khoán. Đây là ngày cuối cùng để đăng ký sở hữu cổ phần nhằm được hưởng các quyền lợi liên quan, bao gồm quyền tham dự ĐHCĐ. Cổ đông có tên trong danh sách tại ngày chốt quyền sẽ nhận được thư mời họp và có đầy đủ tư cách để tham dự hoặc ủy quyền. Nếu bạn mua cổ phiếu sau ngày này, bạn sẽ không có quyền tham dự kỳ họp sắp tới.

Cần làm gì nếu phát hiện sai sót trong giấy ủy quyền?

Nếu phát hiện sai sót (sai thông tin cá nhân, số lượng cổ phần, phạm vi ủy quyền,…), cần ngay lập tức lập lại một văn bản ủy quyền mới và hủy bỏ văn bản cũ. Văn bản mới phải được ký và gửi lại cho công ty trong thời hạn quy định để đảm bảo tính hợp lệ khi người được ủy quyền làm thủ tục check-in tại Đại hội.

Phân biệt thủ tục ủy quyền giữa cổ đông cá nhân và cổ đông tổ chức

Mặc dù quy trình cơ bản là giống nhau, có những điểm khác biệt quan trọng trong thủ tục ủy quyền mà cổ đông cá nhân ủy quyền tham dự đại hội cổ đông và cổ đông tổ chức ủy quyền tham dự đại hội cổ đông cần lưu ý.

Đối với cổ đông là cá nhân

• Người ký ủy quyền: Chính cổ đông đó ký tên.
• Giấy tờ kèm theo: Chủ yếu là bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Tính linh hoạt: Thủ tục thường đơn giản và nhanh gọn hơn. Cổ đông có thể tự quyết định việc ủy quyền mà không cần thông qua quy trình nội bộ phức tạp.

Đối với cổ đông là tổ chức (doanh nghiệp, quỹ đầu tư…)

• Người ký ủy quyền: Người đại diện theo pháp luật của tổ chức (Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐQT,…) hoặc người được Điều lệ công ty/văn bản ủy quyền nội bộ cho phép.
• Dấu của tổ chức: Văn bản ủy quyền bắt buộc phải có dấu của tổ chức.
• Giấy tờ kèm theo: Ngoài giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền và người đại diện ký văn bản, cần có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Quy trình nội bộ: Việc cử người đại diện đi họp hoặc ủy quyền thường phải tuân theo các quy định nội bộ của tổ chức đó.

Những lưu ý quan trọng để việc ủy quyền luôn hợp lệ và an toàn

Để bảo vệ tối đa quyền lợi của mình, cổ đông cần ghi nhớ những điểm sau khi thực hiện ủy quyền.

Kiểm tra kỹ Điều lệ công ty về các quy định riêng

Mặc dù Luật Doanh nghiệp là khung pháp lý cao nhất, mỗi công ty có thể có những quy định chi tiết hơn về thủ tục ủy quyền trong Điều lệ. Hãy đảm bảo bạn đã đọc kỹ Điều lệ để tránh vi phạm các quy định riêng của công ty, chẳng hạn như yêu cầu về hình thức văn bản hay thời hạn gửi hồ sơ.

Gửi hồ sơ ủy quyền cho công ty đúng thời hạn

Thông thường, thư mời họp sẽ nêu rõ thời hạn cuối cùng để cổ đông gửi hồ sơ đăng ký tham dự và hồ sơ ủy quyền. Việc gửi hồ sơ muộn có thể khiến người được ủy quyền không được chấp nhận tư cách tham dự. Hãy lên kế hoạch và hoàn tất thủ tục sớm.

Xác định rõ ràng phạm vi ủy quyền trong văn bản

Đây là điều khoản quan trọng nhất để bảo vệ lợi ích của bạn. Nếu bạn chỉ muốn người đại diện tham dự để lắng nghe, hãy ghi rõ “”không có quyền biểu quyết””. Nếu bạn tin tưởng và trao toàn bộ quyền, hãy ghi “”được quyền biểu quyết tất cả các vấn đề””. Sự rõ ràng này sẽ ngăn chặn những hành động vượt quá phạm vi ủy quyền.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ khi ủy quyền tham dự đại hội cổ đông cần giấy tờ gì không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cách cổ đông bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình tại các kỳ Đại hội đồng cổ đông. Bằng việc tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty, cổ đông có thể hoàn toàn yên tâm khi trao quyền biểu quyết cho người đại diện tin cậy, đảm bảo tiếng nói của mình luôn được lắng nghe.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về thủ tục ủy quyền, hỗ trợ soạn thảo văn bản pháp lý, hoặc đang tìm kiếm một giải pháp tổ chức ĐHCĐ trực tuyến minh bạch và hiệu quả, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Bvote để được giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất.