Hiện nay, cơ chế tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến tại Việt Nam vẫn chưa được hoàn thiện. Điều này ta ra một cơ hội mở cho các đơn vị tổ chức Đại hội, tuy nhiên cũng có rất nhiều điểm doanh nghiệp cần phải xem xét một cách cẩn thận. Trong bài viết này, BVOTE sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến. Đồng thời tìm hiểu những yếu tố giúp đảm bảo sự thành công của Đại hội.
Cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến hiện nay
Cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến đến nay chưa được hoàn thiện, tuy nhiên ta vẫn có thể hình thức này được nhắc đến trong một số điều khoản.
Cụ thể, theo Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội cổ đông có hai hình thức thông qua nghị quyết: biểu quyết tại cuộc họp và lấy ý kiến bằng văn bản. Cổ đông có thể tham dự và biểu quyết tại Đại hội trực tiếp, uỷ quyền cho người khác tham dự và biểu quyết, tham dự và biểu quyết qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu online hoặc hình thức điện tử khác, hoặc gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp bằng thư, email, hoặc các phương tiện khác quy định trong điều lệ công ty.
Tổng hợp từ các quy định trên, có thể thấy, Đại hội cổ đông có thể tổ chức họp và bỏ phiếu trực tiếp hoặc họp và bỏ phiếu trực tuyến theo các hình thức điện tử, họp bán trực tiếp và bán trực tuyến (với sự tham dự đồng thời của người tham dự trực tuyến), hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Trong trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản, tài liệu và dự thảo nghị quyết sẽ được gửi trước cho cổ đông, và sau đó, cổ đông sẽ gửi ý kiến của mình thông qua thư tín, fax, email, hoặc các phương tiện giao nhận thư tín khác. Quy định thời hạn cuối cùng cổ đông phải gửi ý kiến cho công ty cũng được quy định.
Như vậy, ngoài hình thức họp và thông qua nghị quyết trực tiếp, còn có cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến, bán trực tuyến (với thời gian bỏ phiếu trong ngày họp) và lấy ý kiến bằng văn bản. Mỗi hình thức này đều có quy trình và thời gian xác định, để đảm bảo cổ đông có quyền tham gia và đưa ra ý kiến trong quyết định của công ty.
Có thể can thiệp vào dữ liệu thông qua phần mềm không?
Hiện nay ở Việt Nam, các công ty tổ chức họp Đại hội cổ đông trực tuyến bằng hai phương thức chính. Thứ nhất là thuê hệ thống họp và biểu quyết trực tuyến từ các công ty cung cấp phần mềm. Thứ hai là mua hoặc tự xây dựng hệ thống họp và biểu quyết trực tuyến riêng (thường thấy trong ngành ngân hàng và bảo hiểm).
Dựa trên các cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến, cuộc họp sẽ được diễn ra theo thời gian thực, tương tự như họp trực tiếp. Cổ đông có thể thể hiện ý kiến và biểu quyết trực tiếp trên hệ thống thông tin của hệ thống họp trực tuyến bằng cách sử dụng ID và mã đăng nhập bảo mật được cung cấp cho mỗi cổ đông.
Sau khi kết thúc thời gian biểu quyết trực tuyến, hệ thống sẽ tự động tổng hợp thông tin và dữ liệu về biểu quyết để hiển thị kết quả cuối cùng trên hệ thống họp trực tuyến. Ban thư ký sẽ sử dụng số liệu được tổng hợp bởi hệ thống để soạn thảo nghị quyết, được chủ tọa ký thông qua và chuẩn bị cho công bố thông tin.
Bất kỳ sự can thiệp nào vào dữ liệu phiên họp có thể được ghi nhận trong log data của ứng dụng hoặc phần mềm thực hiện họp trực tuyến. Do đó, nếu có sự can thiệp xảy ra, hệ thống sẽ ghi lại và có thể phát hiện dấu vết của sự can thiệp đó.
Những nội dung cần được biểu quyết trực tiếp tại Đại hội cổ đông
Theo các cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến có đến hình thức biểu quyết gián tiếp như là thông qua văn bản trước buổi họp. Tuy nhiên, không phải nội dung nào cũng có thể biểu quyết thông qua cách này.
Theo điều 147, Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rằng trong trường hợp điều lệ của công ty không có quy định khác, các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Các nội dung bao gồm: sửa đổi hoặc bổ sung nội dung định hướng phát triển công ty, điều lệ công ty, loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và ban kiểm soát; quyết định về việc đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên (nếu không có quy định khác trong điều lệ công ty), thông qua báo cáo tài chính hàng năm, và tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Như vậy, các vấn đề liên quan đến tái cơ cấu và thay đổi pháp nhân công ty cần được biểu quyết tại cuộc họp của Đại hội cổ đông.
Yếu tố mang lại sự thành công của Đại hội cổ đông trực tuyến
Để tổ chức thành công việc họp trực tuyến trong công ty cổ phần, có hai yếu tố chính cần được đảm bảo: cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến và hạ tầng công nghệ để tổ chức cuộc họp trực tuyến.
Để tổ chức họp trực tuyến, doanh nghiệp cần có các quy định cụ thể dựa trên các quy định pháp luật mới có hiệu lực, nhằm tạo ra nguyên tắc và quy trình cho việc tổ chức và điều hành phiên họp trực tuyến. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định, cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến riêng để đảm bảo cuộc họp được diễn ra đúng với luật và tránh tranh chấp sau này.
Lựa chọn một phần mềm tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến chất lượng cũng rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo được sự chuyên nghiệp, tính an toàn và minh bạch cho cuộc họp và trong quá trình bỏ phiếu.
Quy định đối với các doanh nghiệp không tuân thủ quy định
Theo Khoản 2, Điều 152 của Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được coi là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi thủ tục triệu tập và thông qua nghị quyết đó vi phạm quy định của luật và điều lệ công ty. Điều này có nghĩa là nếu nghị quyết được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, thì sẽ có giá trị pháp lý, dù việc triệu tập và thông qua nghị quyết đó có vi phạm quy định của luật và điều lệ công ty.
Theo Khoản 3, Điều 152 của Luật Doanh nghiệp 2020, trong trường hợp có cổ đông hoặc nhóm cổ đông yêu cầu tòa án, trọng tài hủy bỏ nghị quyết của Đại hội cổ đông theo quy định tại Điều 151 của Luật này, nghị quyết đó vẫn sẽ có hiệu lực cho đến khi quyết định hủy bỏ nghị quyết đó của tòa án hoặc trọng tài có hiệu lực, trừ khi cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời.
Như vậy, nếu cổ đông không đồng ý với nghị quyết, họ có thể khởi kiện ra tòa án hoặc trọng tài mà không bị giới hạn bởi thời hạn như quy định trước đây (theo Luật Doanh nghiệp 2014, cổ đông phải sở hữu ít nhất 1% số cổ phần phổ thông liên tục trong thời hạn 6 tháng mới có quyền khởi kiện).
Trên đây là một số thông tin quan trọng về tổ chức Đại hội và cơ chế tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến. Hy vọng rằng những thông tin này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và quy định liên quan đến cuộc họp này. Đồng thời, xem xét thật kỹ các vấn đề và chuẩn bị đầy đủ để đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành công và đúng quy định. Để biết thêm các thông tin và kiến thức hữu ích, bạn có thể truy cập website hoặc Fanpage của BVOTE để tham khảo.
