Trong thời đại công nghệ số, họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu về giải pháp phòng họp trực tuyến. Vì vậy, hãy cùng BVOTE tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến là hình thức các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể tổ chức họp thông qua máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng có kết nối Internet. Giải pháp phòng họp trực tuyến được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và các tổ chức để tổ chức họp trực tuyến với những người đang làm việc từ xa hay ở nhiều địa điểm khác nhau.
Giải pháp phòng họp trực tuyến có ý nghĩa như thế nào?
Nâng cao tính hiệu quả cho công việc
Giải pháp phòng họp trực tuyến giúp cho các cuộc họp không còn bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Các cá nhân có thể tham gia vào cuộc họp, hội thảo, khóa đào tạo trực tuyến một cách dễ dàng và thuận tiện.
Tiết kiệm chi phí
Bằng cách sử dụng phòng họp trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Họ sẽ không cần chi trả các chi phí như chi phí di chuyển, chi phí ăn uống, chi phí thuê phòng họp và chi phí khác phát sinh trong quá trình họp.
Tạo sự linh động và tiết kiệm thời gian
Phòng họp trực tuyến là giải pháp tuyệt vời cho những người bận rộn, không có nhiều thời gian. Đồng thời, giải pháp này còn đem lại sự linh động cho người sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như: hội nghị trực tuyến, lớp học trực tuyến, buổi họp của các nhân viên…
Phòng họp trực tuyến cần có những tính năng nào?
- Đa dạng các tính năng như chia sẻ màn hình, bảng trắng, chia sẻ tài liệu và video.
- Cho phép thảo luận trực tiếp với nhiều người dùng từ khắp nơi trên thế giới.
- Cung cấp tính năng ghi âm và lưu trữ các cuộc họp cho việc giám sát và tham khảo lại sau này.
- Đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy cao trong việc truyền tải thông tin.
- Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và công cụ hỗ trợ khác như Google Drive, Email,…
- Đưa ra các lựa chọn như mật khẩu đăng nhập, phòng họp riêng tư hoặc công khai.
- Cho phép quản lý người dùng và truy cập thông tin của họ.
Các thiết bị cần có khi setup hệ thống họp trực tuyến
Để setup hệ thống họp trực tuyến, bạn cần các thiết bị sau đây:
- Máy tính hoặc laptop có webcam và microphone.
- Kết nối mạng internet nhanh và ổn định.
- Phần mềm video conference như Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams,…
- Tai nghe hoặc loa và microphone nếu không có sẵn trên máy tính hoặc laptop.
- Camera hoặc webcam nếu muốn chất lượng hình ảnh cao hơn.
- Màn hình lớn hoặc máy chiếu nếu muốn hiển thị nội dung chi tiết hơn.
- Thiết bị điều khiển từ xa nếu có nhu cầu điều khiển bất cứ thứ gì trong phòng họp.
Quy trình setup hệ thống họp trực tuyến
- Bước 1: Chuẩn bị phòng họp bao gồm bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản,..
- Bước 2: Chọn một nền tảng họp trực tuyến phù hợp với nhu cầu của bạn, ví dụ như Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams,…
- Bước 3: Đăng ký tài khoản trên nền tảng đã chọn và đảm bảo tài khoản của bạn được kích hoạt.
- Bước 4: Tải xuống ứng dụng họp trực tuyến trên thiết bị của bạn hoặc đăng nhập vào trang web tương ứng.
- Bước 3: Kết nối Micro, Camera vào Laptop/PC thông qua cổng USB.
- Bước 5: Tạo phòng họp trực tuyến và chia sẻ đường link cho các thành viên tham gia.
- Bước 6: Thử nghiệm hệ thống họp trực tuyến, kiểm tra độ phân giải, âm thanh và thiết bị đang sử dụng để đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt.
- Bước 7: Trước khi bắt đầu họp trực tuyến, gửi đường link cho tất cả thành viên và chắc chắn rằng họ có thể truy cập được vào phòng họp trực tuyến của bạn.
- Bước 8: Tiến hành cuộc họp họp trực tuyến.
Một số giải pháp họp trực tuyến miễn phí cho doanh nghiệp
- Zoom: Zoom là một nền tảng họp trực tuyến được sử dụng rộng rãi, cho phép người dùng tạo và tham gia cuộc họp trực tuyến với âm thanh, video và chia sẻ màn hình.
- Google Meet: Google Meet là một ứng dụng họp trực tuyến miễn phí cho phép người dùng tạo và tham gia các cuộc họp với đầy đủ tính năng bao gồm âm thanh, video và chia sẻ màn hình.
- Skype: Skype là một ứng dụng gọi video miễn phí cho phép người dùng kết nối với các người khác và thực hiện các cuộc họp trực tuyến.
- Microsoft Teams: Microsoft Teams là một ứng dụng họp trực tuyến và làm việc nhóm được tích hợp với các ứng dụng Office của Microsoft, cho phép người dùng tạo và tham gia các cuộc họp trực tuyến với đầy đủ tính năng bao gồm âm thanh, video và chia sẻ màn hình.
Trên đây là toàn bộ thông tin về giải pháp họp trực tuyến mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đại hội cổ đông hoàn hảo cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay BVOTE để được hỗ trợ tư vấn, giải đáp nhanh chóng, hiệu quả.
