Sự tiến bộ của công nghệ đã thay đổi cách thức tổ chức của rất nhiều cuộc họp, các công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến là một ví dụ điển hình. Hình thức này cho phép cổ đông tham gia từ xa thông qua nền tảng truyền thông điện tử, mở ra một loạt lợi ích và tiện ích cho tất cả các bên liên quan. Qua bài viết này, BVOTE sẽ giúp bạn rõ hơn về các quy định liên quan đến công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến.
Quy định về công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông
Trước khi tìm hiểu về việc công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến, hãy cùng điểm lại một số quy định chung về Đại hội cổ đông của công ty này.
Cụ thể, theo điều 273, Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định:
Thứ nhất, các thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và người triệu tập Đại hội đồng cổ đông của công ty phải tuân thủ đầy đủ quy trình và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Quy chế nội bộ về quản trị công ty và Điều lệ công ty. Công ty đại chúng cần công bố thông tin về danh sách cổ đông có quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông ít nhất 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng. Việc ủy quyền cho người đại diện tham dự Đại hội đồng cổ đông sẽ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Điều 144 trong Luật Doanh nghiệp.
Thứ hai, hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và người triệu tập Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm sắp xếp chương trình nghị sự, bố trí địa điểm và thời gian hợp lý để đảm bảo các cổ đông có thể tham dự, thảo luận và biểu quyết về từng vấn đề trong chương trình họp Đại hội đồng cổ đông theo khoản 5 của Điều 140 trong Luật Doanh nghiệp.
Thứ ba, theo Quy chế nội bộ về quản trị công ty, công ty đại chúng có quy định việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại để cho phép cổ đông tham dự và đưa ra ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua các phương thức họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, tuân thủ quy định tại Điều 144 của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Thứ tư, công ty đại chúng phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hàng năm theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Thành viên của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải tham dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên để trả lời câu hỏi của cổ đông (nếu có). Trường hợp không thể tham dự vì lý do bất khả kháng, thành viên phải báo cáo bằng văn bản cho Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Nếu Báo cáo kiểm toán hoặc báo cáo tài chính năm của công ty có các vấn đề quan trọng bị loại trừ, ý kiến kiểm toán trái ngược hoặc từ chối, công ty phải mời đại diện từ tổ chức kiểm toán được chấp thuận để tham gia họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và có trách nhiệm tham dự.
Thứ năm, công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông phải tuân thủ các quy định khác của pháp luật và Điều lệ công ty.
Công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến có được không?
Hiện nay, hành lang pháp lý của Đại hội cổ đông trực tuyến chưa được hoàn thiện, tuy nhiên, trong một số điều khoản cũng đã nhắc đến về việc này. Chính điều này đã đem đến một cơ hội mở cho các công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến.
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 41 của Luật Chứng khoán 2019, công ty đại chúng tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến nếu trong Quy chế nội bộ về quản trị công ty đã quy định việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại để cho phép cổ đông tham dự, phát biểu ý kiến và bỏ phiếu online hoặc hình thức điện tử tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Người báo cáo hoạt động tại cuộc họp Đại hội cổ đông thường niên
Trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, thành viên Hội đồng quản trị độc lập trong Ủy ban kiểm toán có trách nhiệm báo cáo hoạt động của mình. Báo cáo này cần các thông tin sau:
- Chi phí hoạt động, thù lao và các lợi ích khác của Ủy ban kiểm toán và từng thành viên Ủy ban kiểm toán, tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
- Tổng kết các cuộc họp của Ủy ban kiểm toán, cùng với các kết luận và kiến nghị của Ủy ban kiểm toán.
- Kết quả giám sát đối với báo cáo tài chính, tình hình hoạt động và tình hình tài chính của công ty.
- Báo cáo đánh giá về các giao dịch giữa công ty và công ty con, cũng như giao dịch giữa công ty và thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/Giám đốc, người điều hành khác của doanh nghiệp và những người có liên quan. Đánh giá này cũng áp dụng cho giao dịch giữa công ty và công ty mà thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/Giám đốc, người điều hành khác là người quản lý doanh nghiệp hoặc thành viên sáng lập trong thời gian 3 năm gần nhất trước thời điểm giao dịch.
- Kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro của công ty.
- Kết quả giám sát đối với Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/Giám đốc và các người điều hành khác của doanh nghiệp.
- Kết quả đánh giá về sự phối hợp hoạt động giữa Ủy ban kiểm toán với Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/Giám đốc và các cổ đông.
Như vậy, BVOTE đã cùng bạn tham khảo các quy định liên quan đến việc công ty đại chúng tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến. Hy vọng rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức tổ chức mới này. Ngoài ra, nếu công ty đang gặp khó khăn không biết nên sử dụng nền tảng công nghệ nào để tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến, có thể tham khảo phần mềm BVOTE. Đây là ứng dụng tổ chức cuộc họp và bỏ phiếu online hàng đầu thị trường Việt Nam hiện nay. Mọi thắc mắc xin liên hệ với chúng tôi qua Fanpage hoặc Hotline (+84) 86 966 1866 để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.
