Hiện nay ngày càng có nhiều doanh nghiệp phát triển với mô hình công ty cổ phần. Do đó, việc đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của thành viên trong công ty là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Một hình thức xác lập tư cách thành viên công ty đó là sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần. Bvote sẽ giúp bạn hiểu được sổ cổ đông là gì và mẫu sổ cổ đông mới nhất hiện nay.
Sổ cổ đông là gì?
Sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử dùng để ghi nhận thông tin sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty. Trong Khoảng 1 Điều 122 của Luật doanh nghiệp có quy định rằng: “Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”.
Mặc dù sổ đăng ký cổ đông không phải là văn bản do cơ quan nhà nước cấp nhưng có vai trò rất quan trọng trong nội bộ công ty cổ phần. Đây là văn bản lưu giữ thông tin cơ bản của cổ đông công ty, số cổ phần mà các cổ đông được quyền nắm giữ, tổng số cổ phần được quyền chào bán và giá trị vốn cổ phần đã góp.
Công ty cần đăng ký theo mẫu sổ cổ đông chuẩn bởi vì đây là văn bản nội bộ quan trọng. Sổ cổ đông là căn cứ để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, từ đó có thể thực hiện các sự kiện phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.
Nội dung được thể hiện trong sổ cổ đông
Trong sổ cổ đông cần thể hiện đầy đủ các nội dung được quy định tại Khoản 2 Điều 122 của Luật doanh nghiệp. Trong mẫu sổ cổ đông sẽ có các nội dung như sau:
- Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được chào bán và số cổ phần được chào bán của từng loại.
- Tổng cổ phần từng loại đã được bán ra.
- Giá trị vốn của số cổ phần đã góp.
- Họ tên, địa chỉ liên lạc, giấy tờ pháp lý của cá nhân cổ đông.
- Mã số doanh nghiệp, giấy tờ pháp lý của tổ chức cổ đông.
- Số lượng cổ phần từng loại mà mỗi cổ đông sở hữu và ngày đăng ký cổ phần.
Đăng ký sổ cổ đông có ý nghĩa gì?
Sổ cổ đông không phải là văn bản được cơ quan có thẩm quyền cấp như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Tuy nhiên, loại sổ này đóng vai trò vô cùng quan trọng trọng nội bộ công ty cổ phần.
Sổ cổ đông là tài liệu giúp lưu trữ một cách đầy đủ nhất thông tin của các cổ đông như họ và tên, địa chỉ liên lạc, giấy tờ liên quan. Đối với trường hợp cổ đông có thay đổi địa chỉ thì phải thông báo kịp thời để công ty cập nhật vào sổ cổ đông. Những giấy tờ pháp lý đi kèm sẽ phục vụ cho việc quản trị công ty như phân chia lợi nhuận, quản lý,…
Đây là tài liệu xác nhận sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty. Số cổ đông phải cung cấp thông tin về tổng số cổ phần sở hữu và được quyền chào bán cũng như đã bán với giá trị từng loại. Những trường hợp chuyển nhượng được xem là đã bán chỉ khi đã thanh toán và thông tin người mua phải được bổ sung đầy đủ và ghi vào sổ cổ đông ở thời điểm hiện tại.
Mẫu sổ cổ đông mới nhất năm 2023 dành cho công ty cổ phần
Có thể nói rằng, trong công ty cổ phần thì sổ cổ đông là một văn bản nội bộ rất quan trọng. Đây sẽ là văn bản được dùng để xác nhận quyền sở hữu cổ phần của các cổ đông và thanh toán lợi nhuận cho từng thành viên trong công ty. Dưới đây là mẫu sổ cổ đông mới nhất năm 2023 dành cho công ty cổ phần mà bạn có thể tham khảo.
Tìm hiểu thêm:
Giải pháp họp đại hội cổ đông trực tuyến ứng dụng công nghệ Blockchain
Phần mềm bỏ phiếu online hiện đại nhất 2023
Tổ chức sự kiện ứng dụng công nghệ Blockchain uy tín
Các quy định về sổ cổ đông của công ty cổ phần
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Đồng thời nắm rõ các quy định dưới đây về sổ cổ đông của công ty.
Quy định thay đổi thông tin trong sổ cổ đông
Theo Khoản 4 và Khoản 5 Điều 122 Luật Doanh Nghiệp 2020, quy định thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông như sau:
- Cổ đông muốn thay đổi thông tin liên lạc phải báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ cổ đông. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm khi không liên lạc được với cổ đông do không nhận được thông báo về việc thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông đó.
- Công ty có trách nhiệm cập nhật thay đổi thông tin trong sổ cổ đông theo yêu cầu của cổ đông.
> Xem thêm:
Quy định lưu trữ sổ cổ đông
Trong mẫu sổ cổ đông cho thấy đây là văn bản lưu trữ những thông tin quan trọng của các cổ đông trong công ty. Vì vậy, sổ đăng ký cổ đông phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức cho quyền lưu giữ tài liệu này. Cổ đông có quyền được kiểm tra, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của các cổ đông trong công ty được lưu trữ trong sổ cổ đông.
Quy định phạt hành chính về việc không lập sổ cổ đông
Hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông sẽ bị xử phạt ở mức 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng. Bên cạnh đó, các hành vi vi phạm dưới đây cũng sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định:
- Không cấp giấy chứng nhận góp vốn cho các thành viên trong công ty.
- Không lập sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu và sổ đăng ký thành viên.
- Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không gắn tên chi nhánh và văn phòng đại diện.
- Không lưu trữ tài liệu có trong sổ cổ đông tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ của công ty.
Trên đây là những thông tin hữu ích về sổ đăng ký cổ đông và mẫu sổ cổ đông mới nhất cho công ty cổ phần. Hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ làm đúng quy định về việc lập sổ đăng ký cổ đông.
Có thể bạn quan tâm:
Hướng dẫn chi tiết thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Lợi ích cổ đông không kiểm soát là gì và nguyên tắc xác định
