Họp cổ đông là một trong những hoạt động quan trọng, thường kỳ của doanh nghiệp. Mẫu thư mời họp cổ đông mới nhất dưới đây là cần thiết để mời cổ đông dự họp. Đọc ngay bài viết này của BVOTE để được tư vấn và hỗ trợ thêm thông tin nhé.
Mẫu thư mời họp cổ đông cần những nội dung gì?
Đại hội cổ đông của doanh nghiệp cần được tổ chức đúng thời hạn, trong vòng 4 tháng kể từ thời điểm hết năm tài chính. Trừ khi có điều lệ khác, Hội đồng quản trị sẽ là bộ phận gia hạn đại hội đồng cổ đông khi cần thiết. Nhưng không được vượt quá thời hạn 6 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính.
Người tổ chức, triệu tập Đại hội cổ đông cần gửi thông báo mời họp. Thời gian gửi thông báo chậm nhất là 21 ngày trước thời điểm khai mạc.
Trong một lá thư mời họp cần chú ý thể hiện những thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, trụ sở công ty.
- Tên, địa chỉ cổ đông.
- Thời gian, địa điểm họp.
- Yêu cầu đối với người dự họp.
Ngoài ra, trong thư mời họp cũng cần thể hiện nội dung chính mà cuộc họp đó sẽ tiến hành thông qua. Dưới đây là những vấn đề được quan tâm nhất:
- Báo cáo kết quả hoạt động năm, đồng thời đề ra phương hướng, nhiệm vụ.
- Báo cáo về công tác, xây dựng.
- Báo cáo phương án chia cổ tức, tăng vốn điều lệ của công ty.
- Báo cáo của ban kiểm soát.
- Trình báo cáo, sửa đổi và bổ sung điều lệ công ty.
- Thông qua nghị quyết Đại hội.
Khi nào cần họp cổ đông?
Trước khi soạn mẫu thư mời họp cổ đông mọi người cần nắm bắt đúng thời gian bắt đầu họp vào khi nào.
Thông thường một đại hội cổ đông thường phải diễn ra theo thường niên, ít nhất đại hội diễn ra trong thời gian khoảng 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Tuy nhiên, trong một công ty có thể tồn tại các quy định khác nhau. Hội đồng quản trị cần quyết định gia hạn đại hội trong thời gian gần nhất. Phù hợp với mục đích quy7 định của công ty. Thời gian này không được vượt quá 6 tháng kể từ ngày cuối cùng khi kết thúc tài chính trong năm.
Với người đứng ra triệu tập Đại hội đồng cổ đông cần gửi đi thông báo mời họp tới tất cả mọi người. Thành phần tham dự là các cổ đông trong danh sách của công ty. Chậm nhất trong 21 ngày trước khi buổi họp bắt đầu.
Lúc này, người đứng ra làm mẫu thư mời họp cổ đông đóng vai trò rất quan trọng. Nhiệm vụ phải được hoàn thiện và diễn ra nhanh chóng, chính xác. Tránh làm sai quy định ảnh hưởng tới hoạt động của Công ty.
Điều kiện để gửi thư mời họp cổ đông là gì?
Để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thì cần phải đảm bảo các điều kiện theo điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
- Cuộc họp lần 1 sẽ được tiến hành khi số cổ đông dự họp trên 50% tổng số lượng phiếu biểu quyết.
- Cuộc họp thứ 2 diễn ra khi cuộc họp lần 1 không đủ điều kiện thì kể từ 30 ngày sẽ gửi thư mời. Cuộc họp này phải có số cổ đông đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết.
- Cuộc họp thứ 3 diễn ra khi cuộc họp thứ 2 không đủ điều kiện và phải gửi thông báo trong thời hạn 20 ngày và không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông.
Mẫu thư mời họp cổ đông/thông báo mời họp cổ đông
Có bắt buộc theo mẫu nào không?
Không có luật nào yêu cầu công ty cần làm mẫu thư mời họp theo mẫu có sẵn. Doanh nghiệp chỉ cần gửi bản thông báo với những yêu cầu cần thiết đối với một văn bản hành chính mà thôi.
Trong thực tế, có rất nhiều mẫu đơn mời họp cổ đông khác nhau. Tùy nhu cầu cũng như tình hình hoạt động, doanh nghiệp có thể chọn 1 mẫu sau đó chỉnh sửa thông tin sao cho phù hợp với việc sử dụng.
>> Xem thêm:
Những mẫu thư mời họp cổ đông mới nhất năm nay
Dưới đây, BVOTE sẽ gửi đến bạn những mẫu thư mời họp cổ đông mới nhất. Tất cả đều là những văn bản được quy chuẩn, có đầy đủ thông tin. Chúng phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp làm ngành nghề đa dạng, đang hoạt động trên thị trường.
Cùng xem và chọn 1 mẫu đơn phù hợp nhất nhé:
Trong trường hợp không ưng ý với những mẫu trên, bạn có thể dựa vào đó để tự làm một mẫu thư mời họp. Hoặc đơn giản hơn là liên hệ với những chuyên viên của BVOTE để có được những lời khuyên tốt nhất nhé.
Lưu ý khi viết thư mời họp cổ đông
- Nên chú ý ghi chính xác số phòng, hội trường tổ chức họp hội đồng để tránh cổ đông đi nhầm, đi sai địa chỉ họp.
- Nếu cuộc họp cần bổ sung thêm nội dung nào quan trọng, đừng bỏ qua điều đó. Hãy ghi vào trong bản thông báo mời họp để các thành viên nắm rõ thông tin và chuẩn bị trước cho cuộc họp.
- Cần có chữ ký của người thay mặt Hội đồng quản trị trong bản thông báo mời họp. Không chỉ là yếu tố xác thực, nó còn là điều thể hiện sự tôn trọng với các cổ đông, tính trang trọng của cuộc họp.
- Với những trường hợp tổ chức Đại hội cổ đông bất thường, cần ghi rõ trong thư mời nội dung của cuộc họp đó hướng tới là gì. Từ đó, giúp các thành viên nắm được vấn đề công ty đang gặp phải và tìm hiểu, chuẩn bị tốt hơn.
Các tài liệu kèm theo mẫu thư mời họp cổ đông
Điều này đã được quy định rất rõ trong Luật doanh nghiệp. Bản thông báo mời họp của công ty cổ phần sẽ cần phải gửi kèm theo những tài liệu quan trọng sau đây:
- Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp cũng như dự thảo/ nghị quyết của công ty đối với những vấn đề liên quan.
- Phiếu biểu quyết gửi kèm thư cho từng cổ đông tương đương với số lượng cổ phiếu mà họ nắm giữ.
Những câu hỏi liên quan đến thư mời họp cổ đông
Có nhất định phải gửi thư hay không?
Có! Đây là văn bản cần gửi để thông báo cho các thành viên của Đại hội đồng cổ đông về việc tổ chức họp. Đồng thời cung cấp cho thành viên những thông tin cần thiết về buổi họp.
Thông báo mời họp được gửi bằng cách nào?
Luật doanh nghiệp quy định, thông báo mời họp cần được đảm bảo gửi đúng địa chỉ của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết, có thể đăng báo hàng ngày của trung ương, địa phương.
Gửi thư mời họp cổ đông cần đính kèm tài liệu gì?
Bên cạnh thông báo, khi gửi thư mời họp cổ đông các đơn vị cần phải đính kèm theo các tài liệu như:
- Chương trình họp đi kèm là tài liệu sử dụng trong cuộc họp đối với từng vấn đề được nêu ra.
- Phiếu biểu quyết để dùng khi cần bầu lại các chức vụ trong hội đồng.
- Một số văn bản khác đi kèm phục vụ cho cuộc họp.
>> Xem thêm:
- Bỏ phiếu tín nhiệm là gì? Nguyên tắc bỏ phiếu tín nhiệm
- Cổ đông ưu đãi/cổ phần ưu đãi và những điều bạn cần biết
Kết luận
Như vậy, BVOTE đã giúp bạn có được những mẫu thư mời họp cổ đông mới nhất. Hy vọng những thông tin này hữu ích đối với bạn. Nếu còn bất kỳ điều gì băn khoăn về vấn đề này hay các phần mềm hỗ trợ hoạt động công ty như họp online, bỏ phiếu online, hội nghị nhà chung cư, hay sự kiện thì gọi ngay cho BVOTE nhé.
